Procedura automatizzata
Hakan Rosin, HRG Business Manager
Nel 2009 HRG vinse la gara d’appalto di un dipartimento del settore pubblico con sede in Svezia. L’organizzazione conta più di 1800 dipendenti in 20 ubicazioni in Svezia, con una spesa complessiva di 80 milioni di corone svedesi.
La proposta non riguardava solamente i regolari servizi di agenzia viaggi, ma comprendeva anche una richiesta di assistenza amministrativa, dove l’azienda di travel management si sarebbe dovuta assumere una maggiore responsabilità delle procedure complete di viaggio.
L’obiettivo era di implementare una soluzione di viaggi completa che includesse funzionalità per ordine di viaggio, approvazione anticipata, prenotazione, gestione del profilo, fatturazione e reporting delle spese di viaggio, con l’intento di ridurre i costi e i tempi di gestione.
HRG si impegnò a implementare una nuova soluzione viaggi completa, minimizzando il numero di membri del personale e il tempo impiegato nella gestione dei viaggi per il cliente. Naturalmente ci si trovò di fronte a un elemento di resistenza al cambiamento; una sfida fu quella di gestire il cambiamento in modo sensibile, al fine di evitare che emergessero energie negative all’interno dello staff.
La soluzione proposta venne implementata insieme a una parte terza: HRG era il contracting partner e il principale punto di contatto. Il lavoro dipendeva profondamente dalla gestione del progetto e dalla collaborazione tra tutte e tre le parti.
Un Integration Manager dedicato di HRG sviluppò, gestì e coordinò il progetto di implementazione. Si concordò la tempistica e furono nominate, all’interno di tutti e tre i soggetti coinvolti, risorse dedicate con accesso alle funzioni chiave necessarie per un rapido processo decisionale e un lancio fluido della nuova piattaforma di servizi.
La nuova soluzione completa prevedeva un taglio dei costi di gestione viaggi e fin dal primo giorno vennero sostituiti undici dipendenti, con un risparmio annuo equivalente a sei milioni di corone svedesi (oltre 650mila euro).
L’implementazione venne completata nei tempi stabiliti e la soluzione fu perfettamente e completamente funzionante dopo tre mesi. Con HRG come contracting partner, il cliente non dovette mediare con due soggetti, e ciò rese la comunicazione molto più efficiente.
Successivamente furono integrati moduli e perfezionamenti aggiuntivi, che ridussero ulteriormente i costi di amministrazione e contribuirono al successo complessivo.
HRG opera continuamente a stretto contatto con questo cliente per identificare ulteriori opportunità, sulla base di un contratto basato sulla performance e in cui vengono applicati incentivi o penalità in caso di risultati rispettivamente superiori o inferiori all’obiettivo prefissato. Il cliente è estremamente soddisfatto delle soluzioni e dei processi e desidera lavorare con HRG per il prossimo futuro.