Adozione online e conformità con la travel policy

Kristin Fergestad, HRG Business Manager

Il nostro cliente è la principale azienda di ricerca del Nord Europa. Grazie al suo servizio, consumatori e aziende possono facilmente identificare la fonte presso cui acquistare servizi e prodotti, a prescindere che il canale sia internet, catalogo o cellulare; conta 3.900 dipendenti nella regione (Svezia, Norvegia, Danimarca, Finlandia) e in Polonia.

L’organizzazione, dalla focalizzazione locale, ha varcato i propri confini sviluppandosi a livello internazionale nel Nord Europa. Il gruppo viaggi aveva notato considerevoli differenze locali relativamente all’aderenza alla travel policy e alla tariffa pagata per viaggio. La travel policy dell’azienda era sempre stata rigida e imponeva ai viaggiatori di prenotare l’opzione disponibile meno costosa. Tuttavia, i viaggiatori di Svezia e Finlandia davano risultati di livello inferiore rispetto ai loro colleghi in Norvegia e Danimarca. L’obiettivo del cliente era di aumentare l’adozione online riducendo così i costi dei viaggi, senza gravare sul livello di attività.

HRG spiegò quali erano i sistemi possibili per gestire la travel policy sia offline che online. Si introdussero nuove linee guida per i viaggi e tutte le prenotazioni vennero effettuate online dal viaggiatore; solo gli organizzatori viaggi potevano chiamare o scrivere a HRG per effettuare le prenotazioni. Il processo di autorizzazione dei viaggi fu istituito online da HRG Nordic e si verificò che i viaggiatori effettuassero le prenotazioni all’interno della policy. Tutte le prenotazioni che superavano del 20% la tariffa più bassa vennero definite “out of policy” e furono soggette all’approvazione del responsabile del viaggiatore.

Dopo aver introdotto le nuove regole, nel primo trimestre del 2011 la spesa per viaggi dell’azienda nostra cliente diminuì del 20% rispetto al primo trimestre del 2010. La tariffa media pagata per viaggi in Svezia diminuì del 25% e il numero di viaggi aumentò del 5%. L’adozione online aumentò in modo sostanziale: dal 42% al 67% per tutti i paesi.

Al momento il nostro cliente è molto soddisfatto dei risultati e ha dichiarato che questo è un risultato diretto del nostro rapporto di lavoro basato su collaborazione e comunicazione. Seguendo i suggerimenti di HRG ed implementando soluzioni efficienti, l’azienda ha conseguito importanti risparmi sui costi, senza penalizzare il livello dei viaggi.