Contrôle et respect de la politique de voyage

par Amy Seitel, Directrice commerciale HRG

Notre client, une entreprise financière, souhaitait imposer un contrôle plus strict de sa politique de voyage, en exigeant aux voyageurs transfrontaliers une autorisation préalable au départ à travers son système interne GTMT (outil de gestion des voyages internationaux).

Notre client a également demandé l’émission d’un rapport mensuel après le voyage afin de procéder à une analyse d’écarts entre les rapports de HRG et de GTMT, d’identifier d'éventuelles exceptions et de les soumettre aux directeurs transfrontaliers pour examen.

HRG a pris un certain nombre de mesures, parmi lesquelles l’intégration d’un champ de référence SIG et la mise en place d’un nouveau processus de réservation dans 32 pays du monde entier. Nos conseillers pouvaient ainsi demander et enregistrer l’ID de demande GTMT pour le voyage correspondant au moment de la réservation initiale dans le champ SIG défini. En l’absence d’ID, il était impossible de poursuivre la réservation. Dans les pays équipés d’outils de réservation en ligne, une fonctionnalité a été ajoutée, obligeant les voyageurs à saisir l’ID lors de la réservation initiale.

Un processus de reporting SIG global après le voyage a été instauré. Le rapport, qui devait inclure des informations sur le voyageur ainsi que l’ID GTMT, était transmis au client de façon mensuelle.

Le processus de réservation proposé par HRG au client a contribué à un contrôle plus rigoureux et à une plus grande conformité globale du processus d'approbation préalable de voyages transfrontaliers. Par ailleurs, l’analyse d’écarts permet à notre client d’identifier les voyageurs ayant transmis un ID de demande à HRG mais n’ayant reçu aucune autorisation avant leur départ.

Bien que nos collaborateurs aient initialement éprouvé quelques difficultés à refuser une réservation en l’absence de l’ID de demande, d’autres échanges avec le client leur ont permis de mieux cerner l’importance de cette exigence imposée aux voyageurs. De plus, notre client nous a facilité la tâche en nous délivrant les coordonnées du centre d’assistance pour nous aider à traiter les demandes de voyageurs refusant de donner un ID.