Voyages et réduction des coûts

par Julie Dempsey, Directrice commerciale HRG

À l’arrivée d’un nouveau directeur général au sein de l’entreprise de notre client, l’un des plus grands producteurs de papier et imprimeur fiduciaire dans le monde, celui-ci a requis une baisse des frais de la société de 25 %. Dans cette optique, HRG s’est concentrée sur trois domaines : la politique des voyages, le comportement des voyageurs et des agents de réservation et les fournisseurs.

Concernant la politique de voyage, nous nous sommes penchés sur diverses initiatives de réduction des coûts, notamment des interdictions de voyages, une baisse de la classe de voyage et un recours accru à la visioconférence. Quant à la problématique du comportement, nous avons envisagé la réalisation des réservations bien plus à l’avance, la réduction des options s’offrant aux voyageurs et les annulations avant l’émission des billets.

En ce qui concerne les fournisseurs, nous nous sommes intéressés à diverses solutions telles que le choix du train pour les déplacements nationaux (Royaume-Uni), l’utilisation de billets soumis à restrictions plutôt que de billets flexibles, et la sélection des fournisseurs de choix ainsi que des tarifs et des modes de transport les moins onéreux afin d’éviter toute fuite économique.

L’étape suivante consistait à présenter deux offres au client d’une façon suffisamment compréhensible pour tous ceux dont le monde des voyages leur est peu familier. La première impliquait un impact minimal sur le voyageur mais des économies de l'ordre de 21 %, à l’inverse de la seconde plus radicale, générant une réduction des coûts d’un tiers mais un impact majeur sur le voyageur. Le conseil d’administration du client a adopté très vite un certain nombre d’initiatives ; d’autres mesures seront visées mi-2011. Ainsi, nous devrions atteindre l’objectif de réduction des coûts de 640 000 £ (20 %) fixé pour cette année.

Avec deux propositions en main, le client peut évaluer les économies potentiellement réalisables par rapport à l’impact interne ainsi que le degré de résistance opposé à ces propositions. Ce processus permet également de communiquer plus facilement les changements opérés, notamment si la direction fait le choix d'une approche plus radicale.