Réservation en ligne et respect de la politique voyage

par Kristin Fergestad, Directrice commerciale HRG

Notre client est la plus grande société de la région nordique spécialisée dans la recherche d'entreprises commerciales et prestataires de services, quel que soit le canal utilisé (Internet, catalogue ou téléphone portable). Elle compte 3 900 collaborateurs en Suède, en Norvège, au Danemark, en Finlande et en Pologne.

La société, qui est passée d’une organisation géographique à une structure fonctionnelle, opère dans toute la région nordique. L’équipe en charge des voyages a constaté des écarts locaux majeurs en termes de respect de la politique de voyage et de prix par billet. Bien que le client ait toujours mis en place une politique de voyage stricte, invitant les voyageurs à privilégier les options les moins onéreuses, les Suédois et les Finlandais sont plus dépensiers que leurs collègues norvégiens et danois. Le client souhaitait donc augmenter les réservations en ligne et réduire les frais de voyages sans altérer le niveau d’activité.

HRG a proposé plusieurs solutions permettant d'appliquer la politique de voyage aussi bien en ligne que hors ligne. Les nouvelles directives de voyages ont été mises en place pour toutes les réservations faites par le voyageur en ligne, et seuls les agents de voyages sont autorisés à contacter HRG pour effectuer les réservations. Ce processus d’autorisation a été établi en ligne au sein de HRG Région nordique, de sorte que les voyageurs réalisent leurs réservations conformément à la politique de voyage. Toute réservation dont le prix du billet dépasse de plus de 20 % le prix le moins cher a été définie comme « non conforme à la politique », et sera soumise à l’approbation du responsable du voyageur.

Grâce à la mise en place de ces nouvelles règles, notre client a réduit ses frais de voyage de 20 % au premier trimestre 2011 par rapport à la même période l’an dernier. De plus, le prix moyen par billet en Suède a baissé de 25 % tandis que le nombre de voyages a augmenté de 5 %. Quant aux réservations en ligne, leur nombre a explosé, passant de 42 à 67 % dans tous les pays.

Selon notre client, très content de nos résultats, ce succès est le fruit de notre collaboration et de nos échanges très étroits. Être à l’écoute de nos clients et mettre en œuvre des solutions efficaces, telle a été notre recette pour générer des économies considérables sans réduire le nombre de voyages.