Processus de voyages automatisé
par Hakan Rosin, Directeur commercial HRG
En 2009, HRG a été choisie dans le cadre d'un appel d'offres organisé par un département du secteur public basé en Suède. L’organisation qui compte plus de 1 800 collaborateurs répartis sur 20 sites dans toute la Suède affiche des dépenses globales de 80 millions de couronnes suédoises.
L’offre prévoyait non seulement des prestations régulières d’agence de voyage, mais aussi un soutien administratif dont la Société de gestion de voyages allait assumer une responsabilité accrue tout au long du processus.
L'objectif : déployer une solution de voyages de bout en bout intégrant diverses fonctionnalités (commandes, validation préalable, réservation, gestion des profils, facturation et état des frais de voyages), dans le but de réduire les coûts et le temps de gestion.
HRG s’est ainsi engagée à mettre en place une solution de voyages complète et novatrice permettant de réduire au minimum les effectifs ainsi que le temps consacrés à la gestion voyages au sein de l’organisation du client. Cette stratégie n’était pas sans induire une certaine résistance au changement. Il était donc primordial de faire preuve de délicatesse afin d’éviter toute opposition de la part des membres du personnel.
Nous avons déployé la solution proposée conjointement avec un tiers, HRG agissant en tant que cocontractant et principal interlocuteur. Cette mission reposait principalement sur la gestion du projet, la communication et la coopération entre les trois parties.
Un Responsable d’intégration HRG dédié était chargé de définir, de gérer et de coordonner un plan d’implémentation. Un calendrier a été fixé et des ressources dédiées au sein des trois parties ont été affectées et autorisées à accéder à des fonctions essentielles afin de simplifier le processus décisionnel et le déploiement de la nouvelle plateforme de services.
La nouvelle solution de bout en bout a réduit les coûts liés à la gestion des voyages tout se substituant au travail de 11 personnes, et ce dès le premier jour, soit des économies annuelles de six millions de couronnes suédoises (plus d’un demi-million GBP).
La solution était intégralement déployée et opérationnelle en trois mois. Dans la mesure où nous étions cocontractant, nul besoin pour notre client de prendre contact avec deux parties, concourant à un processus de communication bien plus efficace.
Par la suite, les autres modules et améliorations mis en place ont permis de réduire davantage les coûts de gestion, contribuant ainsi au succès du projet.
HRG continue à travailler en étroite collaboration avec ce client afin de déceler d’autres opportunités dans le cadre d’un contrat basé sur les performances qui prévoit des primes ou des pénalités selon les résultats obtenus. Extrêmement satisfait de nos solutions et processus, le client souhaite poursuivre sa collaboration avec nous dans un avenir proche.