Processus automatique de l'achat au paiement
Par Pascal Benn, Directeur Commercial HRG
Une grande société de comptabilité et de consulting souhaitait automatiser l’intégralité d’un processus purchase-to-pay (P2P) en incitant son personnel en déplacement utilisant des cartes de paiement personnelles à passer à une carte logée gérant les achats de l’ensemble des déplacements professionnels.
Un des facteurs essentiels du succès du P2P a résidé dans la déférence aux canaux de réservation. Le client a un taux de déférence de 99% chez HRG et dispose d’un outil de réservation en ligne tiers pour les déplacements aériens. Seuls les changements de vol de dernière minute le jour du voyage étaient achetés directement auprès des fournisseurs. Cela est important pour comprendre certains éléments clés des informations transmises automatiquement de HRG au système financier interne du client.
Le processus a permis aux voyageurs de réduire de 6 à 2 le nombre d’étape du processus de réservation, de paiement et de remboursement.
Le client souhaite augmenter les bénéfices financiers liés à ce processus car, même s’il bénéficie actuellement d’une incitation lorsque les voyageurs utilisent les cartes d’entreprise individuelles pour acheter des billets d’avion, le taux de déférence est d’environ 60% pour la carte choisie par la société. Par conséquent, tout écart entraîne une perte de revenus. Le passage au P2P va permettre d’augmenter fortement la déférence. La seule exception intervient quand la compagnie aérienne n’accepte pas la carte choisie.
Les autres avantages financiers sont plus difficiles à quantifier mais ils se traduisent par des gains de temps et de productivité puisque les voyageurs ne font plus de réclamations de dépenses. Le passage au P2P a également permis de réduire le risque de fraude et apporté des informations essentielles sur l’extension de la carte logée aux autres secteurs des voyages commerciaux comme le train et les hôtels.
Le processus a nécessité des changements au niveau des pratiques de travail et des partenariats ont été mis en place avec toutes les parties, de HRG au fournisseur d’outils de réservation en ligne en passant par le fournisseur de carte logée, pour garantir l’intercommunication entre les systèmes et la transmission, la réception et la validation en temps et en heure des bonnes informations.
HRG a été impliqué dans le processus depuis que l’idée a été proposée il y a plusieurs années. En partenariat avec le client, nous avons mis en place une stratégie et travaillé avec des fournisseurs tiers pour garantir une mise en place en douceur du processus.