Functieomschrijving Vestigingsmanager
Doel van de functie
Het garanderen van een kwalitatief en kwantitatief goede dienstverlening op het gebied van zakenreizen door het uitvoeren van supervisie over de dagelijkse werkzaamheden. Het adviseren en verzorgen van zakenreizen in de breedste zin van het woord. Overleg met COO en evt. Waarnemen van een of meerdere van zijn taken.
Verantwoordelijkheden
Het realiseren van het doel van deze functie door een kwalitatief zo goed mogelijke invulling te geven aan onderstaande taken door onder andere:
- Klantvriendelijk en –gericht handelen
- Kosten- en kwaliteitsbewust werken
- Het kennen en volgen van de voorgeschreven procedures
- Het volgen van instructies en opdrachten
- Het nakomen van afspraken
- Het creëren van een prettige werksfeer en het realiseren van collegialiteit
- Het zorgdragen voor een nette en plezierige werkomgeving
- Garant staan voor de verzorgdheid, volledigheid en juistheid van de verstrekte informatie, zowel voor intern als extern gebruik
- Tijdig voeren van overleg met collega’s en/of leidinggevende bij onduidelijkheden of problemen
- Actief deelnemen aan werkoverleg of andere overlegstructuren
- Meedenken met collega’s en management om te komen tot verbetering in de dienstverlening, producten en/of werkwijze
Taken en bevoegdheden
Bij het eerste deel van doel van de functie:
- Het verdelen van de dagelijkse werkzaamheden, verstrekken van opdrachten en noodzakelijke informatie aan collega’s
- Verzorgen van de personeelsplanning
- Het enthousiasmeren van collega’s
- Het begeleiden en coachen van collega’s bij het uitvoeren van een werkzaamheden
- Het met de collega’s bespreken van hun functioneren en maken van afspraken om te komen tot een mogelijke verbetering
- Het bijdragen aan de selectie van nieuwe collega’s
- Het inwerken van nieuwe collega’s
- Het leveren van een bijdrage aan de jaarlijkse salarisvoorstellen
- Het bewaken van de relaties met klanten
- Reisgedrag van klanten volgen, veranderingen signaleren en hierop anticiperen
- Het bewaken van het kantoorbudget
- Actief meedenken met sales en aanbrengen van ideeën om het bestaande klantenbestand uit te breiden
- Goede samenwerking met andere afdelingen (HR, ICT, Administratie)
- Het bewaken van het ziekteverzuim
- Klachtenregistratie
Bij het tweede doel van de functie
- Het telefonisch, elektronisch of schriftelijk informeren en adviseren van klanten
- Het berekenen van alle voorkomende tarieven
- Het verzorgen van wijzigingen op bestaande boeking incl. het eventuele herschrijven van de reeds uitgegeven tickets
- Het reserveren van vluchten, hotels, huurauto’s, VIP Valet parking of andere door klanten gewenste diensten
- Het afsluiten van verzekeringen
- Het administratief begeleiden van eventuele schadeclaims
- Het aanvragen en verzorgen van visa
- Het bevestigen van de reis- en verblijfsgegevens
- Het doorbelasten van facturen
- Het invoeren en verwerken van MIS gegevens
- Het verzorgen van restitutieaanvragen
- Het doorgeven van klachten aan de leidinggevende
- Overige door de leidinggevende toegekende taken
Vakinhoudelijke vereisten
- Minimaal HAVO vooropleiding of gelijkwaardig
- Een afgeronde toeristische opleiding op MBO niveau
- HBO denkniveau
- In woord en geschrift goed beheersen van de Nederlandse en Engelse taal
- Het beheersen van andere vreemde talen (Duits, Frans, Spaans) is een pré
- Tarievenkennis minimaal KLM FAT 2
- Ruime CRS ervaring, bij voorkeur Amadeus
- Minimaal 4 jaar werkervaring in zakenreizen
- Enige leidinggevende ervaring
- Het hebben gevolgd van een Middle Management opleiding is een pré
- Goede kennis van Ace en Microsoft Office
Overige vereisten
- Goede communicatieve en commerciële vaardigheden
- Gevoel voor service en dienstverlening
- Leidinggevende kwaliteiten
- Kennis van en affiniteit met automatisering
- De wil en het vermogen hebben om blijvend nieuwe kennis en vaardigheden op te doen
- Stressbestendigheid en flexibiliteit
- Creativiteit, enthousiasme, inzet en doorzettingsvermogen
- Betrokkenheid bij organisatie en collega’s
Reacties graag naar Sandra Visser, Manager Operations: vacature@nl.hrgworldwide.com
Sluitingsdatum: 15 June 2012