Automatisierter Reiseprozess
von Hakan Rosin, HRG Business Manager
2009 nahm HRG an einer Ausschreibung des öffentlichen Sektors in Schweden teil. Die Organisation verfügt über mehr als 1.800 Mitarbeiter an 20 Standorten in Schweden und Gesamtausgaben in Höhe von SEK 80 Mio.
Die Ausschreibung umfasste nicht nur die üblichen Leistungen eines Reisebüros, sondern auch die Anfrage nach administrativer Unterstützung. Der zukünftige Geschäftsreisedienstleister sollte eine größere Verantwortung für die gesamten Reiseprozesse übernehmen.
Ziel war die Implementierung einer umfassenden Lösung, die folgende Bestandteile enthalten sollte: Reisebestellungen, Reisegenehmigung, Reservierung, Profil-Verwaltung, Rechnungslegung und Reisekosten-Reporting. Ziel war die Reduzierung der Kosten und des Zeitaufwandes.
HRG verpflichtete sich, eine Lösung zu implementieren. Das Personal sowie der Zeitaufwand für die Verwaltung der Reisebelange sollten reduziert werden. Ein Widerstand gegenüber Veränderungen konnte angenommen werden, sodass die Herausforderungen im sensiblen Umgang mit diesen Veränderungen bestand, um eine negative Stimmung unter den Mitarbeiter zu vermeiden.
Die vorgeschlagene Lösung wurde in Zusammenarbeit mit einem Drittanbieter eingeführt. HRG war der vertragsschließende Partner und Hauptansprechpartner. Der Erfolg der Implementierung hing stark von einem professionellen Projektmanagement und der funktionierenden Zusammenarbeit zwischen den drei Parteien ab.
Der zuständige HRG Integration Manager entwickelte und koordinierte einen Implementierungsplan. Ein Zeitplan wurde vereinbart und die entsprechenden Ressourcen aller drei Parteien wurden festgelegt. Alle Beteiligten hatten Zugang zu wichtigen Funktionen, die für eine schnelle Entscheidungsfindung und eine reibungslose Einführung der neuen Service-Plattform erforderlich waren.
Durch die neue Komplett-Lösung konnten die Kosten für die Reiseverwaltung gesenkt werden. Darüber hinaus konnten 11 Mitarbeitern eingespart werden, was jährlich sechs Millionen Schwedischen Kronen entspricht (mehr als eine halbe Million Britische Pfund oder über 600 Tausend Euro).
Die Implementierung konnte zügig erfolgen, und die Lösung wurde nach drei Monaten in vollem Umfang genutzt. Da HRG der vertragsschließende Partner war, musste der Kunde nicht mit zwei Parteien in Kontakt treten, wodurch die Kommunikation sehr viel effizienter war.
Im weiteren Verlauf führte man zusätzliche Module ein und Verbesserungen durch, die die Verwaltungskosten weiter senkten und einen großen Beitrag zum Gesamterfolg des Projekts leisteten.
HRG arbeitet auch heute noch eng mit diesem Kunden zusammen, um weitere Optimierungen zu identifizieren. Dies erfolgt mittels eines Vertrags auf Leistungsbasis, in dem ein Bonus gezahlt wird, wenn vertragliche Vereinbarungen übertroffen werden oder Vertragsstrafen verhängt werden, wenn der Vertrag nicht erfüllt wird. Der Kunde ist mit den Lösungen und Prozessen sehr zufrieden und freut sich, auch in Zukunft mit HRG zusammenzuarbeiten.